Aviso de privacidad

1. Quién es el responsable

S2 Tech Group (RUC 8-780-540 DV 52), con domicilio en Calle E, casa H179, Villas del Mediterráneo, Don Bosco, Ciudad de Panamá, República de Panamá, es el responsable del tratamiento de los datos personales que se registran en S2 Tech Manager y S2 Sport Manager (eventos.s2techgroup.net, clubes.s2techgroup.net y sus aplicaciones).

Para cualquier asunto de privacidad, o para ejercer tus derechos, escribe a rsanchez@s2techgroup.net.

2. Qué datos tratamos

Según tu relación con la plataforma:

• Atletas, entrenadores, árbitros y personal: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, género, nacionalidad, cédula o pasaporte, código de afiliación, club, grados, categorías, peso y estatura, tallas, datos de contacto, fotografía (para el gafete y las pantallas del evento), pagos de afiliación y documentos de identificación.
• Datos de salud (datos sensibles): tipo de sangre, alergias y discapacidad. Se piden solo para atender a la persona con seguridad durante entrenamientos y competencias.
• Padres, madres o tutores de menores: nombre, relación con el menor, correo y teléfono.
• Responsables de clubes, administradores y personal de federaciones: nombre, correo, usuario y registro de accesos.
• Resultados deportivos: inscripciones, llaves, combates, puntuaciones y medallas.
• Datos técnicos mínimos para la seguridad: dirección IP y navegador al iniciar sesión o aceptar este aviso.

3. Para qué los usamos

Solo para estas finalidades:

• Registrar y afiliar a clubes y a sus miembros, y verificar su identidad, edad y grado.
• Inscribir atletas en eventos, ubicarlos en la categoría correcta (edad, género, peso, nivel) y organizar la competencia.
• Publicar resultados, llaves y medalleros de los eventos.
• Emitir gafetes, constancias y estadísticas deportivas.
• Atender emergencias médicas durante la actividad deportiva (datos de salud).
• Comunicarnos con los clubes, los atletas y sus acudientes sobre la plataforma y los eventos.
• Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir accesos indebidos y cumplir obligaciones legales.

4. Con qué fundamento

Tratamos los datos con el consentimiento previo, informado e inequívoco de su titular (artículo 6 de la Ley 81 de 2019) o, cuando corresponda, para cumplir la relación de afiliación o una obligación legal o reglamentaria del deporte. El consentimiento para datos de salud es expreso.

Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, con la misma facilidad con que lo diste; el retiro no afecta lo hecho antes.

5. Menores de edad

Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan con la autorización previa de su padre, madre, tutor o acudiente, y dando prioridad a su interés superior (artículos 3 y 18 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021).

Esa autorización se solicita desde la plataforma: el acudiente recibe un enlace en su correo, lee este aviso y decide. Queda registrado quién autorizó, cuándo y con qué versión del aviso. Sin autorización solo se guardan los datos necesarios para contactar al acudiente.

En la vista pública de un evento, de un menor solo se muestran su nombre, su club, su categoría, sus resultados y el año de nacimiento (nunca el día ni el mes). Nunca se publican su cédula, sus datos de salud, sus datos de contacto ni los de su acudiente. Su fotografía solo se usa (gafete y pantallas o vista pública del evento) si el acudiente lo autoriza expresamente.

Los derechos del menor los ejerce su padre, madre o tutor.

6. Con quién se comparten

No vendemos ni cedemos datos personales para publicidad.

• El club al que pertenece la persona, y la federación y la liga a las que pertenece ese club, para la afiliación y la verificación de grados.
• Los organizadores de los eventos en los que se inscribe, para la competencia.
• El público, solo los datos de resultados descritos en el punto 5 (nombre, club, país, categoría, año de nacimiento y resultados) y la fotografía de quien la haya autorizado.
• Proveedores que guardan o procesan los datos por cuenta nuestra (custodios), con obligación de confidencialidad y seguridad: Supabase (base de datos y archivos), Railway (servidor), Vercel (sitio web), Resend (correo), Cloudflare (medición de visitas sin cookies) y Google (solo si eliges entrar con tu cuenta de Google).
• Autoridades, cuando una ley o una orden judicial lo exija.

7. Transferencias fuera de Panamá

Los servidores de nuestros proveedores están en los Estados Unidos de América (la base de datos, en la región us-east-1 de Amazon Web Services) y en la red mundial de Cloudflare. Esto es una transferencia internacional de datos. La hacemos con tu consentimiento y con proveedores que ofrecen garantías contractuales de seguridad y confidencialidad (artículo 33 de la Ley 81 de 2019 y artículos 51 a 53 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021).

8. Cuánto tiempo se guardan

• La ficha de una persona: mientras esté activa en un club y hasta dos años después de su última actividad (afiliación, inscripción o resultado). Después se elimina o se anonimiza.
• Documentos de identidad y comprobantes de pago: hasta dos años después de la última actividad, salvo que una norma exija más.
• Resultados deportivos (nombre, club, categoría y posición): se conservan como registro histórico del deporte.
• Registros de aceptación de este aviso y de autorizaciones de acudientes: cinco años, como prueba del consentimiento.

9. Tus derechos

Tienes derecho de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad (artículo 15 de la Ley 81 de 2019). Para ejercerlos, escribe a rsanchez@s2techgroup.net con tu nombre, copia de tu cédula o pasaporte, lo que pides y una dirección para responderte. Es gratuito.

Respondemos el acceso en un plazo no mayor de diez días hábiles y las correcciones en cinco días hábiles. Si no respondemos o no estás conforme, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), Dirección de Protección de Datos Personales.

No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que te afecten de forma significativa. La ubicación automática en una categoría por edad, género o peso aplica las reglas del evento y la revisa el organizador.

10. Seguridad

Usamos conexiones cifradas, accesos por usuario y por rol, contraseñas guardadas de forma irreversible, enlaces temporales de dos minutos para ver documentos y un registro de quién cambia qué. Quien tiene acceso a la plataforma se compromete a guardar confidencialidad.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte tus datos, te lo notificaremos a ti y a la ANTAI dentro de las 72 horas siguientes a conocerla, con lo ocurrido, los datos afectados y lo que puedes hacer (artículo 37 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021).

11. Cambios en este aviso

Si este aviso cambia en algo importante, te lo mostraremos de nuevo para que lo aceptes antes de seguir usando la plataforma. La versión vigente y su fecha aparecen al final.